TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO
Como hacer un cronograma
Pasos para
elaborar un cronograma
Con independencia de los
métodos y herramientas seleccionadas para gestionar el tiempo, los pasos que
deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:
·
Recopilar la información clave para elaborar el
cronograma. Lo primero que necesitas es conocer el alcance del proyecto,
todos aquellos requisitos y características que lo definen, la fecha de inicio
y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y
limitaciones que puedas encontrarte.
·
Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la
información, llega el momento de determinar qué actividades se llevarán a cabo para
elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades
deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias
que puedan poner en riesgo al proyecto.
·
Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades
dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse
simultáneamente y otras que no.
·
Establecer los recursos necesarios para cada
actividad, tanto personales, materiales como económicos. No sólo necesitas conocer
qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de cada una de las
actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que
tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las
entregas y poner en riesgo el proyecto.
·
Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada
tarea, es el momento de calcular el tiempo de duración.
·
Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del
proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades, según su
naturaleza.
·
Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el
cronograma, debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea
posible.
TIPOS DE AGENDA
Agenda religiosa.
Una agenda religiosa es un libro con las regulaciones
para las acciones de culto y la liturgia de algunas religiones, como el
bautismo, el matrimonio, el entierro, etc. La agenda de la Iglesia Anglicana se
llama el Libro de Oración Común, la Iglesia noruega lo nombra Liturgia de la
Iglesia de Noruega; mientras que la Iglesia Católica Romana no utiliza la
palabra, porque uno aquí tiene una serie de libros litúrgicos con nombres
especiales: Misal (Misal), Pontificia, manuale, Breviarium, etc.
Agenda personal.
Este tipo de agenda es básicamente un cuaderno de
anotaciones cronológicas, en donde una persona va registrando sus actividades
pendientes de carácter personal, esto puede incluir sus finanzas (pagos,
cobros, adeudos, ahorros), sus citas sociales o de trabajo, sus fechas
importantes familiares (cumpleaños, aniversarios, etc.) y toda clase de fechas
importantes para él o ella (llegada de mascotas, cuando conoció a tal o cual
persona, etc.) Como producto, las agendas personales se venden ya formateadas
para ir anotando cosas en ellas, usualmente vienen por fecha y existen varios
diseños disponibles para elegir la que más se adapte a la personalidad de la
persona que la requiere, recordemos que es una excelente herramienta para los
que necesitan organizar su tiempo.
Agenda electrónica.
Las agendas electrónicas o PDA´s por sus siglas en
inglés, son un tipo de agenda que se ajusta a las necesidades del usuario
en cuanto a la organización de sus actividades en el tiempo; son pequeños
dispositivos electrónicos capaces de almacenar mucha información y
recordárnosla después a través de avisos y alarmas. Actualmente existen también
aplicaciones o APPS para el teléfono celular Smartphone o Tablet, que cumplen
con esas funciones, o bien, muchos de estos teléfonos cuentan ya con las
capacidades de memoria específicas para estos fines. Estos equipos cuentan con
pantalla táctil, conectividad por cable o WiFi, tarjetas de memoria y se pueden
usar en la docencia, la medicina y la educación en general.
Agenda de
reunión.
También
conocida como la orden del día, una agenda de reunión es aquel menú de
actividades programadas para un día y una hora en específico, un listado de
temas que serán discutidos o tratados en el transcurso del día de la reunión.
Se le utiliza casi a diario en instituciones públicas y privadas, para
establecer los objetivos de las juntas de trabajo que suelen darse al interior;
son la mejor manera de cubrir la mayor cantidad de temas pendientes, pues
siguiéndolas al pie de la letra, las necesidades informativas o estratégicas de
la organización quedan perfectamente cubiertas. El orden del día utiliza un
formato predefinido que incluye unos minutos para la bienvenida y otros para la
clausura de la misma.
Agenda pública.
Este tipo de agenda está creado por algunos gobiernos
del orbe a manera de un espacio que permite a sus ciudadanos participar en los
debates de temas específicos en materia de infancia, seguridad y educación. Es
decir, una agenda se denomina pública porque precisamente permite que la
sociedad entre en debate en temas de interés general.
Agenda política.
La agenda
política es aquel orden de actividades que han de llevar acabo distintos grupos
políticos u organizaciones políticas dentro de una democracia; regularmente,
las agendas políticas son diseñadas y puestas en marcha por el partido político
en el poder, con el fin de ir cumpliendo tareas que prometieron llevar a
efecto.
Agenda 21.
La famosa
Agenda 21 es una propuesta de la ONU para lograr el desarrollo sustentable en
todo el globo terráqueo. Trata esencialmente de el plan para que todos los
países del mundo logren, durante el siglo XXI, un nivel de desarrollo
alto en temas de medio ambiente y recursos naturales. Se busca con ello cuidar
la salud del planeta y promover una cultura de consciencia y sensibilidad para
con el entorno natural a nivel mundial; esta agenda es, desde 1992, la base del
conocido como desarrollo sustentable.
Agenda Setting.
Esta
denominación de agenda, usado en los medios de comunicación, describe la
selección de los temas de interés para las audiencias masificadas de los más
importantes medios informativos de determinado país, incluyendo ya las nuevas
formas como el internet. Esta agenda es vital para el manejo de la
influencia sobre las audiencias.
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